知识该怎么管理呢?个人知识管理的几点总结

方法论
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之前我分享过关于笔记工具的内容,后来收到了一些朋友的反馈,除了问如何使用笔记工具,还有不少朋友对「为什么要记笔记」或「如何记笔记」感到困惑。所以这篇文章就来说说:个人知识管理。

个人知识管理,是一个外来词汇,它的英文名称叫 Personal Knowledge Management,简称 PKM。PKM 是一个组合短语,它由 Personal 和 Knowledge Management (即知识管理)组合而来,那什么是 Knowledge Management(知识管理)呢?

什么是知识管理?

按照维基百科上的解释,知识管理是面向企业等组织机构的一套关于如何创建、共享、使用和管理知识和信息的方法的集合,知识管理可以帮助企业有效地利用知识,以提高绩效,从而帮助企业提高竞争力。

听上去很费劲,其实知识管理就在你我身边。比如科技企业最喜欢用的 Confluence(企业知识管理与协同软件)、JIRA(项目管理软件)、GitLab(代码仓库管理软件),国内的有语雀、飞书文档、钉钉、企业微信、腾讯文档等产品,也包括企业信息系统平台,比如 OAS、ERP、CRM 系统等,这些都属于知识管理系统的一部分。(相信不少人使用过其中的一款或多款)

知识管理的出现与人类的第三次工业革命,即信息革命是紧密相连的。信息时代一方面信息以爆炸式增长,另一方面产业由过去传统的工业经济转向由信息主导的知识型经济,今天,一半以上的劳动力被认为是 「知识工作者」,人们在衡量企业的资产时,除了有形的物质资产,比如土地、机器和建筑物外,也包括人力资产,具体就是体现在每个人身上的知识和技能,比如教育背景、经验、智慧、技能、社会关系、团队的默契、常识以及直觉等。

既然知识对企业是一笔资产,那个人笔记是否也有可能成为一种知识资产呢?

什么是 PKM?

知识管理是面向企业效能管理的一种方式,当我们在前面加上 Personal,顾名思义,它是针对个人的。

PKM 的概念是由美国密歇根大学教授保罗·多尔西(Paul Dorsey)提出的,是种知识管理的理念和方法,是指个人在日常生活中收集、分类、存储、检索、分享知识的相关活动,目的是让个人获得成长,提高学习能力,你也可以将 PKM 等同于构建个人的知识体系。

什么是知识?

在介绍 PKM 的方法之前,首先需要搞清楚「知识是什么」。比如:

  • 你正在看的这篇文章是属于知识还是信息?
  • 知识和信息的区别是什么?
  • 信息和数据又有什么区别?

实际上,关于「知识是什么」是一个哲学问题,学界一直争议不断,不过在知识管理的理论中给出了一个经典模型:DIKW 模型(也叫 DIKW 金字塔)。

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这四个字母分别代表了 Data、Information、Knowledge 和 Wisdom。这个金字塔展示了知识的层级结构,最底端为数据,往上分别是信息、知识和智慧。其中

数据(Data)是指事实或观察的结果,可以是   符号、标志、数字、声音或单纯的现象,可以是连续的,也可以是离散的,是客观事物的原始素材。在没有上下文和解释的状态下,数据是没有意义的。

信息(Information)就是经过加工的、组织化的、结构化的数据,或者说信息是数据处理的结果。信息是有价值的,它可以回答诸如”谁?“、“什么?”、“哪里?”、“多少?”、“何时?”的问题。(Who? What? Where? How many? When?)

知识(Knowledge)在知识管理中的定义与认识论中的定义(比如知识是人类对物质世界和精神世界的总和之类的)不同。这里的知识是参照信息来定义的,是一种浸润着经验、规则、价值观的信息,是指以某种方式处理的、组织化或结构化的信息,或者是正在被应用于实践的信息。知识是行动的,而不是对行动的描述。知识是对“数据和信息的应用”。它可以解答“如何.....?”的问题。(How...?)

智慧(Wisdom)则被认为是一种应用知识的能力,智慧是深刻的,它告诉你「如何做出正确的判断」,「知道应该做什么」,也有人将智慧描述为「知道为什么」。(know-why)

DIKW 模型除了被描述为金字塔形状外,它也经常被表述为一个横向的流程图,在这个图中,各个元素之间不再是层级关系,而是横向的顺序关系,相比金字塔结构,增加了 Understanding ,不少人认为「理解」是知识和智慧之间的一个过渡层。

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其实我们学习、思考的过程,同样遵循了 DIKW 模型,这个模型可以看作是「智慧」生成的路线图。很多时候我们探寻事物发展的「底层逻辑」、「深层原因」、「根由」、「真理」、「天道」,都始于原始素材,最终总结为所谓的「客观规律」。

为什么要做个人知识管理?

为了变优秀,为了提升自己的认知,为了让自己更有条理,这些回答都没问题,不过这里我想引用美国的博物学家爱德华·威尔逊(Edward Osborne Wilson)的名言:

We are drowning in information, while starving for wisdom.
我们沉浸在信息中,却渴望智慧。

The world henceforth will be run by synthesizers, people able to put together the right information at the right time, think critically about it, and make important choices wisely.
今后这世界将被整合者所主宰,他们能在对的时间整合对的信息,对它做批判性思考,并明智地做出重要决定。 —Edward Osborne Wilson

俄国教育家康斯坦丁·乌申斯基也有类似表述:

智慧不是别的,而是一种组织得很好的知识体系。 —康斯坦丁·乌申斯基

抛开思想家们宏大的洞见,往小了说,PKM 可以为我们带来哪些切身好处呢?

更快地找到信息

如果你经常收藏信息,浏览器书签、各大内容平台(文字/音频/视频),甚至音乐类 APP,寻找信息时,你会奔溃:一座座信息孤岛,打开一个又一个 APP 的收藏夹吭哧吭哧找半天……

来自国际数据公司(International Data Corporation,IDC)的一项报告发现,一个典型的知识工作者,每天有 26% 的时间是在寻找和整合分散在各种系统中信息,就是说 1/4 的工作时间是用来寻找和整合信息的。他们只需要其中的 56% 时间找到需要的信息,而剩下的时间,常常浪费在了合并多个资源库的数据,重新格式化不同来源的数据,或者其他低附加值的活动上。同样来自微软的一项研究表明,美国员工每年平均花费 76 个小时来寻找放错地方的笔记、物品或文件。

思考存档

情景喜剧《爱情公寓》里有个搞笑桥段,关谷和悠悠吵架,加入了存档机制,存档后,两人迅速重归于好,读档后,两人还能把架续上。

如果「思考」可以存档,就意味着「思考」也可以续上

你可以把对某个问题的思考记下来,可以是几个关键词,或者自己写的一段话,下次就能在思考停下来的地方继续向前,而不是从头再来。这样做的好处是你不会浪费掉自己的思考力,功不唐捐。

激发灵感

1623 年,英国哲学家培根评论说,「一本精彩而内容广泛的备忘录摘要」可以为「大脑记忆提供非常有效的帮助」,「几乎没有任何东西会比它更有用」。他写道,备忘录是把书面作品铭记在心的辅助手段,一本保存完好的备忘录可以「为发明创造提供素材」。根据美利坚大学语言学教授内奥米·巴伦(Naomi Baron)的说法,在整个 18 世纪,一位「绅士的备忘录」既是「他智力发展的媒介」,又是「他智力发展的编年史」。 —《浅薄》 尼古拉斯·卡尔

不论你是通过纸质笔记还是电子笔记,你都要开辟一块处理知识的「灶台」,像处理食材一样抽丝剥茧,新的思考与旧的思考可以混合,矛盾相悖的观点可以互相打架,而这一切,又会成为新的灵感的来源,没错灵感来源于对立。

PKM 方法论

多尔西的七大技能

多尔西(Paul Dorsey)教授认为,一个 21 世纪的知识工作者应该具备七项技能:

  1. 📥 Retrieving information(检索信息)
  2. ⚖️ Evaluating/assessing information(评估信息)
  3. 🗃 Organizing information(组织信息)
  4. 🔎 Analyzing information(分析信息)
  5. 👁 Presenting information(呈现信息)
  6. 💾 Securing information(保证信息安全)
  7. 📝 Collaborating around information(信息协作)

检索信息:这是一切技能的基础,从最简单的询问别人,到使用复杂的搜索引擎、电子图书馆和数据库等,比如使用元搜索引擎,垂直类搜索平台,使用搜索引擎的高级搜索扩大或缩小搜索范围、筛选结果等。

评估信息:能够评估信息质量,比如信源是否可靠、信息真伪等,能迅速评估信息和手头问题的相关性,是否对解决当下问题有用。

组织信息:搜集到的信息往往是多种类型,能够借助工具将信息分类、归纳、整理,找到信息之间的联系。在手工环境中,你可以使用文件夹,抽屉等方式来整理文件,比如卢曼的卡片盒笔记法(Zettelkasten)。你也可以使用数字整理的方式,比如电子文件夹、数据库或者电子笔记工具。不管什么情况下,有效地组织信息是有效应用信息的前提。

分析信息:分析信息是从数据中提炼信息,将信息转化为个人认识的过程,这个过程是最富有挑战的,你可能会用到电子表格,或者各种统计工具进行定量分析,从数据中推断出关系。但要记住,分析信息的核心是人,而不是你所依赖的分析工具。

呈现信息:信息的价值在于传播和交流,不管用什么形式(幻灯片、网站博文,又或者公众号),呈现信息都要以观众为中心,让观众听懂、理解为目的,表达的信息需要有结构、主次、起承转合。

保证信息安全:这一项非常重要,不可忽视。关于信息安全,涉及到文件如何存档,如何备份,以及如何加密,如何确保信息的保密性,密码如何管理等问题,每个人都需要有一套可靠的实施方案。

信息协作:协作对知识型团队来说必不可少,从最简单的即时通信工具,比如微信群,钉钉群等,到具备协作能力的生产力工具,比如 Confluence、GitHub、Notion、Figma、飞书、语雀等,除了要会使用这些工具,还要了解与之相关的一些基本原则,比如有效沟通、线上社交礼仪等。

多尔西教授给出的这七项,是指知识工作者应具备的基本素养,目的是为了解决问题,而不是定义问题。它们之间的关系并不是一个线性的流程,不一定非要遵循特定的顺序,你可以以迭代的方式进行,比如,面对某个问题,当你评估信息后,发现还需要检索更多的信息。

Tiago Forte 的 CODE 模型

Tiago Forte 是一位数字生产力专家,《Building a Second Brain》 的作者,Tiago Forte 在这本书中介绍了他的 PKM 方法—— “CODE Method”。

  1. Capture: Keep What Resonates(捕获信息)
  2. Organize: Save for Actionability(整理信息)
  3. Distill: Find the Essence(提炼信息:探寻本质)
  4. Express: Show Your Work(呈现信息:展示你的成果)

Capture:与其走马观花,不如开启一个「知识银行」,将有价值的信息收录进来。有意识地记录激发你灵感的内容,比如一句名言,一个故事或者一个想法。也可以记录那些让你感到惊讶的内容,很多时候,某种观点如果没有让你感到惊讶,是因为你已经知道了,如果让你惊讶,那一定是你从未思考过的方向。

Organize:资源管理混乱不堪,电脑桌面放满各种临时、永久文件,在自己亲手制造的信息丛林中艰难跋涉,首先需要解决的问题是「信息的归纳整理」。像整理厨房一样整理信息,为自己开辟一块整洁的工作台。Tiago Forte 将自己组织文件的方式命名为 PARA:

  • Project:存放短期的,当下正专注的项目的相关文件;
  • Area:存放需要长期耕耘的领域的相关文件;
  • Resource:存放与主题或兴趣相关内容,它们可能会成为未来课题的来源;
  • Archive:归档那些永久的,不常提取的文件。

这个世界上,不存在完美的整理文件的方法,你可能要不停地对文件进行移动和重组,不过相比于毫无章法的组织方式,PARA 至少让你有章可循。

Distill:提炼信息一方面是内化知识的过程,比如总结文章主旨大意,找出作者核心观点,或探寻与之相悖的论断,这个过程需要智力深度参与。另一方面,浓缩后的信息降低了提取难度,尤其当你消费了大量音频、视频类的内容(演讲、纪录片、电影等),用关键词或者几句话进行描述,用到时直接在笔记库中检索。还有就是浓缩后的信息便于回顾、检索、在各种观点中建立联系。

Express:展示你的工作成果,这是属于知识工作者的劳动绩效。不管是学院派的学者,还是自我教育的普通个人,在外部看来,你的产出就是你的总和,输出的内容决定了你是谁。「知识」本身具有社会属性,需要不停地碰撞、混合,在交流对撞中完善自我。

卢曼的卡片盒(Zettelkasten)

关于卢曼的卡片盒笔记法,之前专门介绍过,请移步卡片盒笔记法

数字花园

数字花园是近几年兴起的一个概念,在中文互联网也越来越多地被人提起,比如语雀在个人用户宣传页中的 Slogan 是这么写的:用语雀,构建你的数字花园。除此之外,也有不少人建立了属于自己的数字花园。

关于数字花园的理念,这里引用  L 先生说 的文章《分享我的生活管理系统》

数字花园的含义是,建立一个笔记库(数字花园),把每一个想法、念头、信息,看作一颗种子,去悉心照料它们,嫁接它们,让它们长出新的枝条、结出果实,与别人分享。

阅读高质量的内容,悉心筛选好的“种子”,避免自己的思维被垃圾信息污染。

广泛播撒它们,不要错过每一个想法,让每一个想法都有一片可供成长的空间。

悉心照顾种子,多为它们施肥、浇水,提供养料,不断丰富和完善每一个想法,让它更加充实。

试着嫁接它们,在想法之间不断联想,把不同的念头和想法结合起来,看它们能否碰撞出新的火花。

一旦开花结果,让它们成为花园里新的风景,来丰富你的大脑,不断更新你的思维模式。

当你孕育出一些有趣的成果,不妨把它分享给别人,向别人传达你的启发,让集体智慧得以增长。

也希望每个人,都能拥有一片属于自己的「数字花园」。

在数字花园里,你不必非得呈现深思熟虑的结构完整的文章,你可以分享那些不完备的、初始的想法,在公众中学习(Learn in public),听取观众的反馈,将学习的过程暴露出来,不断地迭代自己的想法,不必追求完美,只要不断耕耘。

更多关于数字花园的来龙去脉,推荐阅读下列文章:

总结

你需要有意识地去做个人知识管理。从信息的输入端开始精简,抛弃低质量的信息,专注于优质内容。建立个人知识库,去组织信息、提炼信息、做相关总结,在知识之间建立联系,逐渐形成系统,让知识库成为思考助手。在知识的输出端,能够不断产出内容,去做结构化、系统化的表达。

知识管理是自下而上的,注重日常积累,知识管理没有开始,也没有终点,你需要在做的过程中,不断地去优化知识工作的流程。

本文作者:杨奇的博客
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